KL: Mere meningsfuld dokumentation

Det kan virke øretæveindbydende dumt at spørge, hvorfor offentlige medarbejdere skal dokumentere deres arbejdsopgaver. For selvfølgelig skal de det. Men hvad skal de mange registreringer egentlig nytte?

Bliver vi som samfund klogere af at dokumentere? Og hvordan afspejler et metodeapparat såsom Fælles Sprog III velfærdsstatens udvikling? De spørgsmål – og mange andre – stillede vi KL.

Gitte Duelund Jensen er programchef for digitaliseringsprojekter i KL. Hun har fulgt udviklingen af metodeapparatet på sundheds- og ældreområdet og blandt andet været med til at definere de nyeste dokumentationsstandarder, herunder Fælles Sprog III (FSIII) og Fælles Faglige Begreber (FFB).

Hvad kan man helt overordnet sige om forholdet mellem samfundsudviklingen og det metodeapparat, der skal dokumentere de offentlige arbejdsprocesser?
Dokumentation af offentlige arbejdsopgaver har altid fundet sted i velfærdsstaten. Også før vi begyndte at dokumentere elektronisk. Det begyndte, da kvinderne for alvor kom ud på arbejdsmarkedet med først husmoderafløsning (1949, red.) og senere hjemmehjælp (1958, red.). Som årene er gået, er der gradvist sket en professionalisering af de mennesker, der går på arbejde i borgernes tjeneste – det gælder også dokumentationen af deres arbejdsopgaver.

Hvilke tendenser har været mest markante i nyere tid?
For det første har vi fået en helt anden kvalitetsdiskussion. Hvor man tidligere fokuserede på, at en service overhovedet blev levereret, går man i dag meget mere op i, om den service nu også bliver leveret godt nok. Der er også kommet en større debat om, hvad god kvalitet er, og hvem der har retten til at definere god kvalitet. Eksempelvis om modtageren af en service også skal være med til at bestemme, hvordan vi opfatter god kvalitet. Endelig bliver der fokuseret meget på, hvad formålet med at dokumentere vores arbejde er. Hvem skal bruge det – og til hvad?

Projektgruppe samarbejder i mødelokale

Hvor man tidligere fokuserede på, at en service overhovedet blev levereret, går man i dag meget mere op i, om den service nu også bliver leveret godt nok. Der er også kommet en større debat om, hvad god kvalitet er, og hvem der har retten til at definere god kvalitet.

Genfinde, genkende og genanvende data

Så hvad er god dokumentation i KL’s øjne?
God dokumentation viser for det første, at opgaven er løst. Som offentlig myndighed er man forpligtiget til at fortælle, hvad pengene bliver brugt på. Men god dokumentation må også gerne understøtte en faglig arbejdsproces, så vi hele tiden sørger for, at medarbejderne bliver dygtigere. Det kræver, at de ved, hvad de har gjort. Hvad er lykkedes godt, og hvor er der plads til forbedring.

Kan kravet til dokumentation ikke også fylde for meget?
Balancen mellem at bruge tid sammen med borgeren og at bruge tid på dokumentation kan være meget svær at finde. Det er selvfølgelig tiden sammen med borgeren, der betyder noget. Det er der, medarbejderne leverer deres service. Men ofte er den opgave afhængig af, at den anden opgave er foretaget. At det eksempelvis er blevet dokumenteret, hvad der skete sidste gang, borgeren fik besøg, og eventuelt også forrige gang og gangen før det.

Har du et bud på, hvordan den rette balance bør være?
Vi plejer at sige, at i god dokumentation kan man genfinde, genkende og genanvende data. Det kan lyde elementært, men det er det slet ikke. Der bliver foretaget utroligt mange grundige registreringer i det offentlige hver dag. Men udfordringen er nogle gange, at det, der bliver skrevet, ikke kan forstås af medarbejderens kollegaer. Både kollegaer med samme faglighed og kollegaer med andre fagligheder. Det er i det øjeblik, dokumentation meningsfuldt kan anvendes af andre, at tiden brugt på dokumentation for alvor bliver nyttig.

Fra fritekst til standardindtastninger

Det peger på et metodeapparat, der kan ensrette medarbejdernes praksis på tværs af fagligheder og afdelinger?
Det er det, vi har forsøgt at udvikle gennem de sidste 10 år. Vi tror ikke på, vi kommer til at dokumentere mindre i fremtiden. Men vi håber og ønsker, at vi kommer til at dokumentere mere meningsfuldt og sammenhængende. Hvis dokumentationen ikke giver mening for dem, der skal foretage den, bliver kvaliteten sandsynligvis ikke særligt høj. Og hvis kvaliteten ikke er høj nok, er dokumentationen ikke anvendelig. Derudover er det jo sådan, at det for en medarbejder ikke er særligt motiverende at foretage sig noget, man ikke kan se meningen i.

Så hvad er det helt konkret fagmedarbejderne skal gøre anderledes i fremtiden?
Historisk har vores fagmedarbejdere skrevet meget fritekst, når de dokumenterede deres arbejdsopgaver. Helt op til 15-20 sider. Men fritekst gør det svært for en kollega at få et overblik, når de hurtigt skal sætte sig ind i en opgave hos en borger. Så i stedet for en dokumentationspraksis med plads til masser af fritekst har vi i udviklingen af FSIII og FFB lagt mere vægt på, at der skal være valgmuligheder i dokumentationen. Der er kerneinformation i dokumentationen, som er så centralt for alle parter, at vi gerne vil standardisere de data, så vi dels kan svare på de spørgsmål, loven siger, vi skal svare på, og så vi dels bedre kan nyttiggøre dokumentationen i videst muligt omfang. Ikke kun, så det kan bruges i den enkelte kommune, men så det kan bruges på tværs.

Hjemmehjælper taler med ældre borger

Nogle af de opgaver, som i dag bliver tilbudt udført i borgerens eget hjem, er mere specialiserede opgaver, end dem, vi tidligere har varetaget i den kommunale sundhed og ældrepleje. Med disse opgaver følger blandt andet øgede krav til dokumentation af kvaliteten af arbejdet – blandt andet fordi sundhedsområdet har en meget stærk forskningstradition, som vores fagpersonale nu skal leve op til.

Tværgående vidensopsamling og -deling

Det er vel ikke en hemmelighed, at FSIII har været en hård nød at knække for mange. Hvad er din forklaring på det?
Helt grundlæggende er al forandring forstyrrende. Og FSIII har virkelig været en forandring. Dertil kommer, at vi i KL måske ikke har været dygtige nok til at fortælle og vise, hvad formålet med det nye metodeapparat var. Derfor har mange haft svært ved at se meningen med FSIII – og de har måske endda oplevet mere tid foran pc’en og mindre tid sammen med borgerne som følge af FSIII. Det har været en dårlig cocktail.

Nu har du så chancen for at sælge FSIII ordentligt ind. Hvad er den dybere mening?
Helt tilbage fra strukturreformen og beslutningen om at oprette supersygehuse blev det planlagt, at kommunerne skulle løse flere sundhedsopgaver, som tidligere er blevet løst på et sygehus. Det betyder, at nogle af de opgaver, som i dag bliver tilbudt udført i borgerens eget hjem, er mere specialiserede opgaver, end dem, vi tidligere har varetaget i den kommunale sundhed og ældrepleje. Med disse opgaver følger blandt andet øgede krav til dokumentation af kvaliteten af arbejdet – blandt andet fordi sundhedsområdet har en meget stærk forskningstradition, som vores fagpersonale nu skal leve op til. I det daglige møde med FSIII betyder det, at personalet overordnet er gået fra at dokumentere i fritekster til nu at skulle dokumentere med flere klik i et system, hvor man vælger mellem fast definerede begreber.

Det burde da være en hjælp?
Hvis man netop har været på borgerbesøg og hurtigt skal af med en masse viden, kan det virke uoverskueligt at bryde en tekst op i en masse mindre enheder fremfor at aflevere det hele i én lang, sammenhængende fritekst. Det gør, at man hurtigt mister overblikket. Og det er ikke rart for en fagmedarbejder at miste overblikket. Hvis man derudover ikke aner, hvorfor man foretager registreringerne på en anderledes måde, kommer frustrationerne.

Så hvad vil du gerne sige til de medarbejdere, der stadig oplever, at FSIII volder problemer?
Tidligere har vi i kommunerne haft gode muligheder for at få data om vores aktiviteter. Med FSIII kan disse data eksempelvis blive suppleret med data om en borgers helbredsproblemer og funktionsnedsættelser. Det vil sige, at kommunerne får nye muligheder for at lære mere om deres egen drift og efterspørgslen på kommunal hjælp, og de får også mulighed for i højere grad end tidligere at sammenligne sig på tværs. Og når vi kommer så langt, bliver frugten af alt det hårde arbejde forhåbentlig tydelig.

Hold dig opdateret

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få de seneste nyheder, teknologiske trends, opinionsstof og invitationer til arrangementer direkte i din indbakke.

Tilmeld dig her